バーチャルオフィスの必要性 | 三重県名張市にあるコワーキングスペースakeruto

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バーチャルオフィスの必要性

バーチャルオフィスサービスって?

一言でいえば「書類上の住所」というところです。

これは別に怪しい話ではなく、類似のものは昭和の昔からあります。

”営業所や出張所として、スタッフは常駐していないけど場所は構えている”というケースです。

大手企業でも一般的に行われていて、電話は県に一つある拠点につながり、営業担当が自宅や拠点から赴くという形です。

ただこの場合は、普段は誰もいないにせよ小さな建物や営業用の資材を入れておく倉庫くらいはあったりします。

地域に拠点がある安心感から発注に至ることもありますし、行政関連への入札のために必要なこともあるでしょう。

とはいえ、賃貸コストを考えると人のいない営業所や出張所を維持するのももったいないですよね?

そこで登場するのがバーチャルオフィスなどの各種オフィスサービスということになります

オフィスサービスの種類

オフィスサービスという括りが正しいか自信はありませんが、おおむね次のような種類があります。

  • レンタルオフィス・シェアオフィス
  • コワーキングスペース+住所利用
  • バーチャルオフィス

レンタルオフィス・シェアオフィス

一社でひとつの物件を借りず、小さなスペースをマンションのように借りるのをレンタルオフィスやシェアオフィスと呼びます。

「一般的な物件賃貸と同じじゃないか?」

というご意見もあるかもしれませんが、本当に最低限のスペース、例えば机1台だけのような場所になっています。

中にはずらっと机が並んでいて、その一つを借りるというところもあります。

1か月単位で借りられるところもありますから、短期利用も可能です。

シェアオフィスは一人から数人単位の小さな部屋が割り当てられていますが、会議室や水回り、休憩スペースなどが共有されているというイメージを持っていただければと思います。

小部屋になっているような場合は数万円から、テーブルのみだと1~2万円程度が多いと思われます。

akerutoでは個別ブースがそれに該当して、15,000円/月という格安でご利用いただけます。

 

【1人または2人で利用いただける個別ブース】

コワーキングスペース+住所利用

コワーキングスペースでフリーアドレステーブルを利用しながら、住所オプションをつける形です。

先のシェアオフィス・レンタルオフィスと異なり、固定席でないケースが多くあります。

住所オプションとは、「コワーキングスペースの住所を会社の住所として記載してもいいよ」というサービスです。

荷物を置いておく必要がない、あっても小さなロッカー程度で済むというような営業スタイルで、普段は営業車で取引先を回り、報告書や見積・請求などを書くスペースが欲しいという企業さんには向いています。電話は地域拠点で集約され、営業パーソンの携帯電話などに転送されます。

akerutoではフリープランがそれにあたり、5,000円/月~でご利用いただけるので大幅はコスト削減につながります。

 

【電源・wi-fi 広く作業しやすい環境です】

バーチャルオフィス

さらに割り切ったスタイルとして登場するのはバーチャルオフィスです。「営業車で書類も書くから机すら不要」というような方は住所だけあれば構いませんので、バーチャルオフィスを提供している事業者に住所利用だけ申し込みます。電話はやはり転送か最近ならクラウドPBXで運用もできるでしょう。

もちろん店舗側も怪しげな営業に使われてはいけませんので、審査が必ずあります。

とにかく営業上そのエリアに住所だけが欲しい」という場合はバーチャルオフィスが最もコストが安くなります。

ただ顧客が何らかの都合でそこを訪ねた場合、何もないスペースだったりすると困惑しますし、不信感も持たれる可能性はあります。

郵便物につきましては、郵便局が行っている公式の無料転送サービスをお勧めしておりますが、現地にて他のご利用者の方の郵便物とまとめて受け取りをすることも可能です。

 

【名刺に住所として記載ができ、郵便物などを受け取ることも可能です】

バーチャルオフィスは信頼感が重要

コスト削減と営業活動範囲を広げるため、バーチャルオフィスは非常に使い勝手の良いサービスです。

ただ、借りる側も貸す側も、互いに「本当に営業しているか?信頼してもよいか?」という判断が必要になると思います。

個人的な判断基準としては、知名度のある事業者や法律系の事務所が利用しているかどうかは目安になると考えます。

少なくても怪しげなバーチャルオフィスを利用することは考えにくいからです。

akerutoでは士業の方をはじめとして、何十年も営業をされている法人の方が出張所として利用されていますので、安心して住所利用が可能です。

 

【奇をてらわない清潔感のある作りで来客者に安心感を】

いざというときに商談できる場所にも

akerutoをバーチャルオフィスとして利用するもう一つの魅力でありメリットなのが、本当にお客様との商談が必要になった場合です。

ドロップインを利用することで室内に入室でき、整った環境を取引先に見せていただくことが可能となります。

バーチャルオフィスの課題

本社があっての出張所利用であれば問題ありませんが、本社として登記したりすると次のようなトラブルが起こります。

  • 信書を受け取れない
  • 荷物の受け取れない
  • 倉庫がない

銀行口座やクレジットカードをバーチャルオフィスに登録した住所で作ろうとした場合、本人がおりませんので受け取ることができません。
配達予定日に受け取れるようにしておくか、常時有人受付のあるバーチャルオフィスをご契約いただくと可能になります。

akeurtoではお荷物はまとめ受け取り(ほかの方とあわせて保管場所に置くだけ)ですが、専用のサービスを設けているバーチャルオフィスも存在します。
また最近では置き配用のボックスを設けて利用者用のポストのような場所に届けてもらうということができるものもあります。

利用者用の倉庫サービスを提供しているバーチャルオフィスは少ないですが、近隣にレンタル倉庫があれば組み合わせて活用できると思います。
akeruto名張は2Fのため営業用の資材をお預かりするのは難しいところです。

バーチャルオフィス活用の注意点

バーチャルオフィスのオプションとして電話番号を契約している場合、退去とともに電話やFAX番号が使えなくなるということが発生します。
そのためakerutoでは、固定電話についてはご自身でクラウドPBXをご契約することをお勧めしております。

2か所の住所が選べます

現在、名張市と伊賀市でバーチャルオフィスをご利用いただけます。

いずれもご利用に際しては審査がございますので、興味のある方はぜひお気軽にお問い合わせください。

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